実用手帳術

【タスク管理】タスクが多い仕事には1日1ページ手帳でバレットジャーナルがおすすめ【手帳術】

「仕事のタスクが多すぎて管理しきれない」

という悩みは社会人にはつきもの。

手帳を使って管理しよう!と思っても

  • 書いていたはずのタスク忘れちゃう問題
  • 書き写し忘れ問題

めっちゃ起こりますよね???

パナ
パナ
仕事つらい・・・
ねむ
ねむ
ねむのごはんのためにがんばって!!

そこでこの記事ではそんなお悩みを、
5年にわたり試行錯誤を重ね仕事手帳を研究してきたわたしが解決します!

以下の順番で解説していきますよ~

  • 仕事手帳におすすめの手帳の特徴
  • わたしの仕事手帳術
  • おすすめの手帳まとめ

仕事だけでなく家事手帳や受験勉強のタスク管理などにも応用できます。

仕事のミスがめっちゃ減るので、まずはご一読を!

仕事手帳に選んだのはほぼ日手帳Planner

わたしが選んだ手帳はずばり…
ほぼ日手帳Plannerです!

ほぼ日手帳は、ウェブサイト「ほぼ日刊イトイ新聞」を運営する株式会社ほぼ日が製作している手帳です。

LOFTや東急ハンズで見かけたことのある人も多いのでは?

  • A6サイズの1日1ページ(オリジナル・Planner)
  • A6サイズの1日1ページ(カズン)
  • 週間レフト(weeks)

などが主な手帳のラインナップです。
ほぼ日手帳をもっと詳しく見るにはこちら

選んだ理由

わたしがほぼ日手帳Plannerを選んだ理由は以下のとおり。

  • 1日1ページ、方眼で書きやすい
  • コンパクトなので制服のポケットに入る
  • 紙面のデザインが好き

理由を1つ1つ細かく見ていきましょう

1日1ページ、方眼で書きやすい

今回紹介する手帳術では「1日1ページ」が必須条件なのでこれは外せない条件です。

箇条書きでどんどん書き込んでいきながらも見やすさは維持したいので、方眼にしました。
方眼だと、段落下げもきれいに揃えられ、雑に書いてもそれなりに整って見えるからです。

コンパクトなので制服のポケットに入る

わたしは事務職ですが、打ち合わせや上司の席に行くため席を立つ機会も多いので、制服のポケットに入りコンパクトなサイズのほぼ日手帳Plannerを選びました。

ほぼ日手帳は「トモエリバー」という非常に薄い手帳用紙を採用しているため、1日1ページでも比較的薄いです。

紙面のデザインが好き

ほぼ日手帳オリジナルではなくPlannerを選択したのはデザインの好みの問題です。

気に入ったデザインの手帳の方が

  • 開きたくなる
  • 使いたくなる
  • なんだか楽しくなる

と、いいことだらけなので、ぜひ気に入った1冊を選びましょう。

どうして1日1ページ手帳なのか

今回紹介する手帳術では「1日1ページ」が必須条件です。

それはなぜか。

  • 決まった日に行うルーティンを管理する
  • タスクの数が多く、入れ替わりも激しい

からです。

決まった日に行うルーチンを管理するため

事務職なので、決まった日付に決まった仕事(ルーチンワーク)が多くあります。

経費精算とか出勤簿の締切とか集金とかそういう感じのね。

事務職に限らずルーチンワークは多くの職種で発生します。

このルーチンワークをあらかじめその日のページに予約しよう!というのがわたしの手帳術です。

タスク管理の基本方針は「バレットジャーナル」ですが、

  • タスクの予約がしやすいこと
  • 全て手書きは時間がかかり仕事には向かない

ため、既製品を使用します。

バレットジャーナル」については後述します。

タスクの数が多く、入れ替わりも激しい

この手帳術、週間レフト型や見開き1週間型の手帳でももちろんできるのですが、

わたしの場合

  • 1日のタスクの数が多い
  • 次の日には大半が入れ替わる

ので、1日1ページの記入スペースが必要でした。

タスクの量に応じて、週間レフト型や見開き1週間型の手帳でやってみるのもよいと思います。

わたしの手帳術・使い方を解説!

それではいよいよ具体的な使い方を紹介します!

慣れれば1日15分くらい記入と確認の時間を確保するだけでタスク管理ができるようになりますよ~。

全部で10個のポイントがあります!

  1. ルーチンタスクは付箋を活用
  2. 未確定の予定も付箋で予約
  3. 1日のはじめにタスクを全て書き出す
  4. 優先度は蛍光ペンでわかりやすく
  5. 割り込みタスクも都度記入する
  6. おわったらチェックマークを記入する
  7. 1日の終わりに未処理タスクを申し送り
  8. あえてカレンダーは使わない
  9. つらいときは前日分を生かす
  10. 一緒に使うと便利な文房具

ひとつずつ解説していきましょう。

準備編

準備①ルーチンワークは付箋(ふせん)を活用

まずはじめに準備するのは、ルーチンワークです。

決まった日付・曜日などに行うタスクを付箋に書き出しましょう。

タスク1つにつき1枚の付箋に書きます。

記入できたら、直近の該当の日に貼って、タスクを予約しましょう。

わたしはこの付箋を使っています。

のりが広範囲(紙面の80%)についているので、しっかり貼れて落ちにくい付箋です。

準備②未確定の予定も付箋で予約

ルーチンワークと同じように、「○月頃やること」などのあいまいな予定も付箋を貼って予約しておきます。

同じ付箋の大きめサイズにしてみました。

これを、やりたい時期の営業日に貼っておきます。

営業日というのが重要で、休日や月の扉のに貼ると、そのページを開かないことがあるかもしれないので、必ず開くであろうページに貼るようにしましょう。

ここまでで準備は完了です。

ルーチンワークが増えたり予定ができた段階で準備①,②を行いましょう。

毎日編

ここからは基本的に毎日行う内容です。

慣れれば1日合計15分もあれば管理ができるようになります

まずはタスクの書き出しです。

①1日のはじめにタスクを全て書き出す

  • 当日のタスク
  • 翌日以降締切のタスク

今抱えているタスクはその日にやる・やらない関係なくすべて書き出しましょう。

ここで、タイトルにもある「バレットジャーナル」が満を持して登場します。

「バレットジャーナル」は一言でいうと「箇条書き手帳」のことです。

SNSなどではおしゃれにデコレーションされたバレットジャーナルがたくさんあるかもしれませんが、今回の仕事手帳ではそんな装飾は必要ない!のでバレットジャーナルの基本に準拠します。

タスクの書き出しは、行頭に記号(KEY)をつけて行います。

わたしの使っている記号はこんな感じ。

チェックボックスを書く方法などもありますが、四角を書くより点を打つ方が早いのでこちらを採用しています。

仕事手帳なので、

  • 楽をする
  • 手間をかけない

を意識しています。

②優先度は蛍光ペンでわかりやすく

タスクの優先度の表現方法は、

  • 行頭に記号を書く
  • 蛍光ペンでマーカー

などが考えられますが、わたしは「蛍光ペンでマーカー」を採用しています。

理由は単純。パッと見てわかりやすいから。

わたしの場合は当日に必ず完了する必要があるタスクにマーカーするようにしています。

マーカーしたタスクは、必ず完了させるようにがんばっています。

③割り込みタスクも都度記入する

1日の途中で発生したタスクも、必ず記入するようにします。

忘れちゃうとたいへんだからね~!!

④おわったらチェックマークを記入する

タスクが完了したら、行頭の記号を「完了」に変更しましょう。
わたしの場合はチェックマークを入れています。

⑤1日の終わりに未処理タスクを申し送り

1日の最後には未処理のタスクを洗い出し、翌日に申し送りしましょう。

未処理のまま放置されるタスクをなくす大切な作業です。

具体的には

  1. チェックされていないタスクをひとつひとつチェック
  2. 翌日にやる場合は申し送り記号をつける
  3. 申し送り記号を付けたものを翌日のページに転記
  4. 中止するタスクは中止記号をつける

という流れです。

わざわざ転記するのは面倒かもしれませんが、これがとても大切な作業。

あえて面倒な転記をすることで、

  • ずっと手を付けられないでいるタスクを把握し再考する
  • わざわざ転記してまで残す必要があるタスクなのか考える
  • 本当に必要なタスクのみを残す

ことができるのです!

あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ!と増やしてしまいがちのタスクを整理することができるんですね。

申し送り記号は「→」にしています。

使い方のコツ・便利な工夫

さて、ここからはちょっとしたコツや便利な工夫を紹介します。

あえてカレンダーは使わない

手帳には、月ごとのカレンダーと、週ごとや日ごとのページがついていることがほとんどです。

わたしのほぼ日手帳Plannerにもカレンダーがついています。

ですが、あえてこれを使っていません。

なぜか?

  • 予定を書ける場所が2つあると、転記が必要になり手間が増える
  • 転記を忘れてミスをしてしまう

からです。

  • 決まった予定はすべて1日ごとのページに書いたり付箋を貼っておく
  • それ以外のページには予定を書かないようにする

ことで、手間を減らしミスを防止しています。

つらいときは前日分を生かす

毎日15分程度とはいっても、その時間すら取れないときがあるのも事実です。

極度に忙しい時は、前日のページをそのまま利用することもあります。

だいたいそういうときは、申し送り記号をつけるのをさぼっているので、

  • 終了タスクの存在感をさらに消すためにマイルドライナーグレーで塗りつぶし
  • そのまま前日のページに追加タスクのみ記入

してしまっています。

前日の未完了タスクを書き写す手間が省けるので少し楽をできます。

この方法は、1日1ページではなく週間レフトや見開き1週間の手帳を使うときにも使えるテクニックです。

(機会があれば別の記事で紹介します。)

一緒に使うと便利な文房具

この手帳術と相性のいい文房具を紹介します。

STICKY SCHEDULE MEMO(TODAY) / DELFONICS

8:00~22:00のバーチカルの付箋です。

1日1ページ手帳の場合、片方のページは使わないので、そのページに貼って使います。

  • 時間が決まったタスクがある日
  • 1日の予定を決めて動きたい日

に使っています。

STICKY SCHEDULE MEMO(WEEKLY) / DELFONICS

1週間の予定が書ける付箋です。

バーチカルの付箋同様、使っていない方のページに貼ることが多いです。

週のはじめに記入したものを1週間使い続けます。

見開きで

  • 1週間の予定
  • 当日のタスク

が一覧できるようになりとても便利です。

タスクは書かず、重要な締切や予定のみ書いています。

1日1ページ手帳のその他のおすすめはこちら

NOLTY U 365
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パナ
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